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Unsere Tipps zur Vorabkontaktaufnahme

Chancen und Vorteile

Wer sich gegenüber anderen Bewerberinnen und Bewerbern einen (kleinen) Vorteil verschaffen möchte, nutzt eine Vorabkontaktaufnahme mit der Ausbildungsverantwortlichen / dem Ausbildungsverantwortlichen für ein erstes Kennenlernen. Durch den persönlichen Kontakt hast Du die Möglichkeit, schon vor dem Absenden Deiner Unterlagen einen guten Eindruck zu hinterlassen und in Erinnerung zu bleiben. Bei Deinem Anschreiben (per E-Mail oder für Deine klassische Bewerbung) kannst Du auf den Anruf verweisen, z. B. „Wie in unserem Telefongespräch vom xx.xx.2018 besprochen, sende ich Ihnen mit dieser E-Mail meine Bewerbungsunterlagen.“ 

Gute Gründe

Wenn Du Dich für eine Vorabkontaktaufnahme entschieden hast, solltest Du Dir vorher Gedanken darüber machen, welche Frage(n) Du am Telefon stellen möchtest. Du solltest Dich nur mit einem guten Grund beim Unternehmen melden, nur so kann Deine Kontaktaufnahme eine positive Wirkung haben. Mache Dir am besten Notizen als Gedankenstütze für Dein Gespräch. Vermeide es, Fragen zu stellen, die durch die Stellenanzeige schon beantwortet werden. Falls tatsächlich wichtige Fakten fehlen, wie z. B. der Name der Ansprechpartnerin / des Ansprechpartners, hast Du gleich einen guten Grund für Dein Gespräch.

Telefon oder E-Mail

Für eine Vorabkontaktaufnahme ist das persönliche Gespräch per Telefon besser geeignet als eine Nachricht per E-Mail. Einfach deshalb, weil ein direktes Gespräch mit dem Menschen, der evtl. über Deine Bewerbung entscheidet mehr Nähe und Kontakt aufbaut und stärker in Erinnerung bleibt als eine E-Mail. Idealerweise nutzt Du beide Kanäle, z. B. kannst Du auch eine kurze Anfrage für einen persönlichen Telefon-Gesprächstermin per E-Mail versenden. Richte Dich auch nach den in der Stellenausschreibung angegebenen Daten. Wenn ausschließlich eine E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme vermerkt ist, solltest Du auf jeden Fall über diesen Kanal kommunizieren. Wenn ein/-e Ansprechpartner/-in mit Telefonnummer angegeben wird, lässt Du Dir diese Gelegenheit zur Kontaktaufnahme am besten nicht entgehen. 

Kommunikationstipps E-Mail

Bei einem E-Mail-Kontakt schreibst Du eine förmliche E-Mail mit höflicher Anrede (Sehr geehrte/-r Frau / Herr xx), in der Du kurz und knapp erklärst, wer Du bist und warum Du Dich meldest. Am besten notierst Du den Grund Deiner E-Mail schon im Betreff, z. B. „Frage zum ausgeschriebenen Ausbildungsplatz als Industriemechaniker/-in“. Nun stellst Du Deine Frage/-n und bittest höflich um eine Antwort. Vergiss nicht, Deine vollständigen Daten anzugeben – am besten mit Telefonnummer für eventuelle Rückfragen. 

Kommunikationstipps Anruf

Ein Anruf bei Deiner / Deinem zukünftigen Ausbildungsverantwortlichen kostet sicher ein bisschen Überwindung. Es kann auch sein, dass Du erst im Sekretariat oder in der Zentrale herauskommst und nach Deiner Ansprechpartnerin / Deinem Ansprechpartner fragen musst. Notiere Dir daher den Namen und evtl. auch Abteilung und Titel sowie Stichpunkte zu Deinen Fragen. Versuche, Dich ganz locker und normal zu verhalten, auch wenn Du aufgeregt bist. Sprich langsam und deutlich und erkläre gleich zu Beginn des Gesprächs, wer Du bist und warum Du anrufst, z. B.: „Guten Tag, mein Name ist Michael Meier, ich rufe an, weil ich mich für eine Ausbildungsstelle als Industriemechaniker in Ihrem Unternehmen bewerben möchte und noch ein paar Frage dazu habe.“ Lasse Dich nicht verunsichern, wenn Dein/-e Gesprächspartner/-in nicht gleich Bescheid weiß. In der Regel wirst Du dann schnell mit jemandem verbunden, der dir weiterhilft. Oder Du erhältst eine Info, wann Du am besten anrufen kannst. Beim Gespräch stellst Du Deine Fragen und hörst aufmerksam zu. Mache dir Notizen, wenn Du wichtige Infos bekommst. Vielleich stellt Dir Dein/-e Gesprächspartner/-in gleich ein paar Fragen, um Dich schon ein bisschen kennenzulernen. Gehe unbedingt darauf ein und antworte ganz entspannt – nimm Dir ruhig Zeit zum Überlegen. Wenn Du gerade keine Antwort parat hast, kannst Du das ruhig sagen, z. B. so: „Darüber muss ich erst nachdenken, das kann ich jetzt noch nicht beantworten.“ Es erwartet keiner von Dir, dass Du perfekt vorbereitet bist, es handelt sich schließlich (noch) nicht um ein Vorstellungsgespräch. Zum Abschluss bedankst Du Dich für das Gespräch und erwähnst, dass Du Deine Bewerbungsunterlagen bald zusendest (natürlich nur, wenn Du tatsächlich Interesse am Ausbildungsplatz hast). 

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